Как понять, какие дела Важные

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:  

  1. срочные и важные;
  2. важные, но не срочные;
  3. срочные, но не важные;
  4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:  

Значение квадрантов в матрице

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу. 

  • Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.   

  • Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

  • Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

  • Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта. 

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, то избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

  • Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
  • Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

  1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
  2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
  3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
  4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в програм

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать. 

Видео

Квадрант C: срочные, но не важные дела

  • Отвлекающие факторы.

Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают.

Коварный квадрант — есть риск спутать дела из этого сектора с делами квадранта А и получить неразбериху в приоритетах.

Творите привычки с душой

О привычках написано много, о ритуалах — меньше. Но иногда эти слова используют как синонимы. Тем не менее специалисты по поведенческой экономике настаивают на том, что это не одно и то же.

Ритуалы похожи на привычки установкой «если я делаю x, я также делаю y». Но первое от второго отличается одним ключевым компонентом — психологическим удовлетворением, которое мы испытываем, когда выполняем их.

Слово «привычка» означает то, что вы делаете, а «ритуал» — то, как вы это делаете.

Благодаря ритуалам внедрять важные привычки становится проще, поскольку они обретают внутренний смысл. Вспомните о подходе к уборке японской писательницы Мари Кондо. Она не просто предлагает нам избавиться от загромождающих шкафы вещей, она предлагает ввести ритуал отпускания. Мы должны подумать о предмете, от которого отказываемся. Подумать о том, чем этот предмет нас радует.

В данном случае новаторство состоит в том, что награда проявляется не только в виде аккуратно сложенных вещей. Вы радуетесь не только потому, что в шкафу наведен порядок. Сам ритуал наполняет действие новым смыслом.

Наши ритуалы — это привычки, на которых мы оставили свой уникальный отпечаток. Наши ритуалы — это привычки с душой.

В них есть сила превращать скучное занятие в радостное времяпрепровождение. Впуская радость в повседневную жизнь, мы больше не ждем с тоской того дня, когда она войдет туда сама. Ведь этот день наступает сегодня. Когда мы привносим в утомительные занятия маленькие приятности, то больше не ждем момента, когда позволим себе расслабиться. Это время уже настало. Когда веселье и смех скрашивают нашу жизнь, нас все сильнее влечет к естественному, радостному состоянию непринужденности.

По материалам книги «Без усилий». Обложка статьи: pexels.com

Как пользоваться матрицей (основные стратегии)

Сразу отметим, что единственно верного способа работы с матрицей Эйзенхауэра не существует. Квадраты матрицы имеют скорее рекомендательный характер: они просто помогают принять взвешенное решение по каждой задаче. Порядок работы с этими задачами определяет сам человек исходя из своих потребностей и конкретной ситуации.

Вот несколько распространенных стратегий работы с матрицей Эйзенхауэра:

Стратегия «Тушение пожаров». Задачи выполняются в порядке их срочности. Мы начинаем с самых важных и срочных дел (квадрат, А), затем переходим к срочным, но не важным делам (квадрат С), а уже потом — к остальным задачам.

Стратегия подходит для тех случаев, когда мы 

Стратегия подходит для тех случаев, когда мы «тонем» в делах и не знаем, за что хвататься. Ее главный недостаток в том, что мы приступаем к задачам из квадрата B, когда уже порядком устали. Иногда на эти задачи у нас и вовсе не остается ни времени, ни сил.

Стратегия «Сначала плати себе». Суть ее в том, чтобы жестко планировать время на важные задачи из квадрата B (лучше всего для этого подходят утренние часы и первая половина дня). Остальные задачи выполняют в окнах между этими «несдвигаемыми часами».

При таком подходе мы в первую очередь ду

При таком подходе мы в первую очередь думаем о достижении своих целей, а уже потом — обо всем остальном.

Стратегия «Гибкий подход». Мы смотрим в матрицу и выбираем задачу, которую уместно выполнить прямо сейчас. Выбор задачи будет зависеть от ее приоритета и от текущего контекста.

Эта стратегия подходит для любых ситуаций. Ее&nbsp

Эта стратегия подходит для любых ситуаций. Ее недостаток в том, что человеку постоянно приходится анализировать обстановку и принимать решения. Некоторые из этих решений могут быть продиктованы эмоциями, прокрастинацией или спонтанными желаниями.

Квадрант A: важные и срочные дела

  • Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели.
  • Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни.
  • Вопросы здоровья.

Если вы — монстр эффективности, то этот квадрант будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но вы не монстр эффективности (как и мы), поэтому такое вряд ли случится. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач — беда.

Паниковать, впрочем, не стоит. Чтобы этот квадрант пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.

Где собирать матрицу Эйзенхауэра

Блокнот или тетрадь. Не имеет значения, будут ли это разлинованные листы или нет — главное, чтобы вы осознавали границы между квадратами. Чтобы сделать распределение нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока.

Матрица Эйзенхауэра на бумаге

Todoist. В приложении можно маркировать задачи с помощью четырех уровней приоритетности, которые можно отфильтровать.

Матрица Эйзенхауэра в Todoist

Оформить матрицу в Notion можно несколькими способами. Например, создать базу с автоматическим присваиванием тега к задачам. Чтобы пользоваться такой матрицей, скопируйте шаблон у автора. .

Матрица Эйзенхауэра в Notion

Evernote. Это приложение для заметок. В нем есть шаблон матрицы, который можно настроить под себя: выбрать цвета, задачи. Можно заводить отдельную заметку с матрицей на каждый месяц, неделю или день.

Матрица Эйзенхауэра в Evernote

Теги

Adblock
detector